介護事業で生産的で効率的な会議をする6つの方法

今日は、会議(ミーティング、定例会)の話をします。

会議は何のためにやるのか?

そして、効率よく会議をするための話をしようと思います。

結構、無駄に会議に参加しているという話も聞いていますので・・・。

日本人は意外と時間にルーズ

断言します。日本人は時間を守りません。

嘘だ!

私はシフトの30分前から施設に入って入浴の準備をしているぞ!

とお思いの方もいらっしゃるようですが・・・・

それでも、言い切ります。日本人は時間を守りません。

始める時間は守りますが、終わる時間は守りません。

有名なツイートを紹介します。

始まりはタイムカード(紙じゃないのも出てきているけど)で1分単位で管理されています。

でも、終わることについては、だrだらだらだららだらだらだらだwらだらでだだだらだらだらだらfだらあっだらだらだれあらだらだらd・・・

早く帰れ!ってピリピリしているのは、経営者や大手の管理者くらいでしょうか?

仕事と関係ない雑談で30分以上時間をかけてるという現場はないとは信じたいのですが。

働き方改革の正体は時間のコントロール

働き方改革と言われてますけど・・・。

要はこれ、「短い時間で、今の付加価値を出せや」ってことですよね?

ってことは、もっと時間の意識を持って仕事しろってことだと思います。

特に終わりの時間を意識して安全と接遇を担保してサービスしろってことでしょう

特に、なるべく時間をかけずに意味を持たせる仕事とかあるじゃないですか?

会議とか、記録とか、掃除とか、人様への説教とか・・・。

ま、現場って「せざるを得ない」が山ほどあるので、結果的に遅れます。

でも、会議については、現場で 「せざるを得ない」 意識が薄い人が多いです。

これが、結果的に現場の生産性が上がらない結果をもたらします。

介護事業でやっている生産性のない会議

特に生産性の上がらない会議を3つ紹介します。

(1)特定の人が、ストレス発散なのか承認欲求をみたすためだけの「演説」
(2)意見を言いたいのか言えないのかわからない「羊たちの沈黙」
(3)会議が終わったあとで始まる、「裏会議」

こんなことが起こるなら、初めからその形式の会議はやらない方が良いです

会議の参加人数を減らすか、別の伝達手段で目的を果たした方が良いです

今日は、会社のミーティングで社長が言ってたんです。

決めごとを決めない会議なんて小田原評定だ!と言っていたのですが、

小田原評定なんて言葉聞いたの久しぶりですよ。

まー、でも、決めごとを決めない会議ほど意味のない会議はないですよね。

そういう会議ほど、無駄に長い、長引く・・・。

なんでだろー、なんでだろーって思ったんです。

これ厳しい話ですが、議論とお喋りが同じになっている人がいるからだと思ってます。

しゃーないです、日本の授業っで議論の勉強ってしたことないし・・・( ^ω^)

日本で有名な議論は「朝まで生テレビ」でしょうが、あれ、議論じゃないし・・・・。

人の話を聞こうとしない議論なんて、一番子供に見せちゃいけない番組です

生産的な会議にするための6つの方法

サムネイル画像

では、どうしたら少しづつ生産性が上がる会議になれるのか?

6つ考えてみました。

①何の目的の会議なのか、結論を事前に知らせる

結論の意識がないと、だらだら話すだけになります。

もしくは、特定個人の演説に陥ります。

まず、会議の最初に「今日は、コレコレについて確認をします」と話してはどうでしょうか?

施設によっては、経営理念をあえて唱和するところもあるようです。

考え方をすり合わせするためとのことでした。

②ひとつの議題に時間を設ける

弊社の会議はタイムスケジュールを配っています。

進行表ですね。

「●●について 14:15-14:36」と書かれています。

これが、一つの会議に8~12ぐらいあります。

時間が決まっているから集中して考えるように仕向けています。

③アラームを常設している。

時間意識を守ってもらうために、アラームを見える化しています。

このタイマーをつけて利用しています(ちょいと宣伝です)。

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ユリイカタイマーと言います。

時間をセットすると、ゼロに向かって時間が動いていきます。

ゼロになったらアラーム音が流れます。

視覚と聴覚を通して、常に時間を意識してもらうようにしています。

④最後に結論をまとめる

結論がないと、何のために集まったかわかりません。

何を決めたのか、何をやってもらいたいのかを決めるのが会議です。

⑤議事録を残す

意外とやってません。

議事録は、後日、何を決めたのを確認するため、参加してない人に知らせるためです。

「俺の知らないところで何決めやがったんだ!」って問題を対処するためです。

だからこそ、事前に参加できない人の意見を聞く必要があるんですけどね。

ベストは参加者の一人がPCを持ち込んで、その場で議事録を作ることです。

議事録を思い出しながら、手書きで書く手間がなくなります。

⑥そもそも、その会議は必要か検討する

まあ、将来的に、打ち合わせで人が集まる必要もあんのかなと検討はしています。

メールやLineで済めばそれでいい会議もあります。

カンファレンスとか集まらなくても、雑談でやってるじゃないですか?

あれをみんなで出来るようにしておけば、会議のための時間と場所はいらなくなります。

本当に面と向き合わないと決められないものは何か?

じっくり考えるのも良い機会だと思います。

まとめ

  • 終わり時間の意識をもって、仕事には望みましょう
  • 段取りを整えて会議を進行させましょう
  • 必要ない会議は別な方法で話し合えるようにしましょう
  • カミさんから顔が喋っていると指摘されてます。

本日もおあとがよろしいようで、また明日です。ありがとうございました。

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